Variables en plantillas: guía completa para personalizar tus mensajes

Una plantilla es un mensaje que escribes una vez y envías muchas veces. Las variables son los espacios de esa plantilla que Qubitsuite completa por ti al momento del envío: el nombre del cliente, el monto que debe, la fecha de su próxima cuota. Se escriben entre llaves dobles, por ejemplo {{nombre}}.

En esta guía verás:

1. Por qué conviene usar variables.
2. Cómo agregarlas a una plantilla.
3. Todas las variables automáticas disponibles.
4. Las variables de cobranza (y las de colegios).
5. Cómo usar tus propios datos con campos personalizados ({{c_...}}).
6. Cómo preparar el archivo CSV para cargar esos datos.

Por qué usar variables

Personalizar a escala. Un mensaje que dice “Hola María, tu cuota de $45 vence el 30/10” recibe muchas más respuestas que “Estimado cliente, tiene un pago pendiente”. Con variables, cada persona recibe su versión del mensaje aunque envíes a miles.

Una sola aprobación de Meta. Para escribir a un cliente que no te ha hablado en las últimas 24 horas, WhatsApp exige una plantilla aprobada por Meta. Si escribieras el nombre o el monto en el texto, necesitarías una plantilla distinta por cliente. Con variables, Meta aprueba la estructura una vez y tú la reutilizas con los datos de cada contacto.

Menos errores. Nadie copia y pega montos a mano. El dato sale de la ficha del contacto en el momento exacto del envío, así que si registraste un pago esta mañana, el mensaje de la tarde ya muestra el saldo actualizado.

Datos en un solo lugar. Cargas la información en tus contactos una vez y la usan todas tus plantillas: campañas, envíos manuales y automatizaciones.

Dónde funcionan las variables

Las mismas variables sirven en todos los lugares donde envías una plantilla:

1. Envío manual de una plantilla desde una conversación.
2. Campañas de difusión por WhatsApp.
3. Automatizaciones de cobranza.
4. Campañas SMS.

Cómo agregar una variable a una plantilla

1. Ve a Plantillas y crea o edita una plantilla.
2. En el cuerpo del mensaje, ubica el cursor donde quieres el dato y haz clic en Agregar variable.
3. Elige el tipo de variable:
   • Datos del contacto
   • Datos de la deuda (solo en cuentas de cobranza)
   • Datos del remitente
   • Fecha
   • Campo personalizado
   • Valor personalizado
4. Selecciona la variable (o escribe su nombre) y haz clic en Agregar.

Las cinco primeras son automáticas: Qubitsuite las reemplaza con los datos de cada destinatario y no tienes que escribir nada al enviar. Valor personalizado es la única que completas tú en el momento del envío.

Reglas de Meta para los nombres de variables: solo letras minúsculas, números y guion bajo (_), sin espacios ni tildes, y como máximo 20 caracteres. El editor te avisa si un nombre no cumple.

Al enviar la plantilla, en la sección Variables verás cada variable automática con la explicación del dato que la va a reemplazar, y un campo de texto por cada valor personalizado.

Variables automáticas

Datos del contacto

Datos del remitente

Corresponden al usuario de Qubitsuite que envía el mensaje. Son útiles para firmar: “Te escribe {{nombre_rte}}, de nuestro equipo de cobranza”.

Fecha

Variables de cobranza

Están disponibles en cuentas configuradas para cobranza, dentro de Datos de la deuda. Se calculan con las deudas activas del contacto en el momento del envío, así que siempre reflejan el saldo actualizado, descontando los pagos registrados.

Ejemplo:

Hola {{nombre}}, te recordamos que tienes un saldo pendiente de {{total_deuda}} del contrato {{id_contrato}}, con {{dias_de_mora}} días de atraso. Responde este mensaje para acordar tu pago.

Ten en cuenta:

1. Los días de mora no se cargan: se calculan cada día a partir de la fecha de expiración de la deuda.
2. Si un contacto tiene varias deudas, el total se muestra en la moneda de la primera. Procura que las deudas de un mismo contacto estén en la misma moneda.
3. Si el contacto no tiene deudas activas, estas variables quedan vacías. Al elegir destinatarios, filtra por Total deuda desde o Días de mora desde.

Variables para colegios

En organizaciones configuradas como colegio, el contacto que recibe el mensaje es el representante (madre, padre o acudiente) y los estudiantes son sus representados.

Solo aparecen los estudiantes con saldo mayor a cero. Si alguna deuda del representante no está asociada a un estudiante, {{deuda_representados}} muestra el total general para no informar un monto menor al real.

Para el detalle de campañas de cobranza y colegios, consulta Variables en campañas de difusión: cobranza y colegios.

Campos personalizados: usa tus propios datos

Las variables automáticas cubren los datos que tiene cualquier contacto. Pero tu negocio maneja información propia: el número de cuota, el plan contratado, la sede, el curso, la fecha de la próxima visita. Para eso existen los atributos personalizados del contacto y las variables de campo personalizado.

Qué es un atributo personalizado

Es un dato extra guardado en la ficha del contacto, con un nombre y un valor (por ejemplo, Plan = Premium). Los ves y editas en la ficha del contacto, en la sección Atributos personalizados. Se cargan de tres formas:

1. Importando un CSV: cada columna que Qubitsuite no reconoce como dato estándar se guarda como atributo personalizado (más abajo explicamos el formato).
2. A mano, desde la ficha del contacto.
3. Automáticamente, cuando el asistente recopila datos del cliente en la conversación con el flujo Solicitar información.

Cómo usarlo en una plantilla

1. En la plantilla, haz clic en Agregar variable y elige Campo personalizado.
2. Escribe el nombre del atributo tal como aparece en el contacto, por ejemplo Cuota.
3. El editor te muestra la variable que se va a insertar: {{c_cuota}}. Haz clic en Agregar.

Al enviar, cada contacto recibe su propio valor de ese atributo. No tienes que escribir nada en la sección Variables: verás la indicación de que se completa con el campo personalizado del contacto.

Ejemplo:

Hola {{nombre}}, te recordamos que tu cuota {{c_numero_cuota}} por {{c_monto_cuota}} vence el {{c_vencimiento}}. Puedes pagar en {{c_sede}} o responder este mensaje para recibir los datos de transferencia.

Cómo se forma el nombre de la variable

Todas las variables de campo personalizado empiezan con c_, seguido del nombre del atributo convertido al formato que Meta acepta: minúsculas, sin tildes y con guion bajo en lugar de espacios o símbolos.

No necesitas hacer esta conversión a mano: escribe el nombre del atributo en Campo personalizado y el editor arma la variable.

Ten en cuenta:

1. Máximo 18 caracteres para el nombre del atributo, porque c_ ocupa 2 de los 20 que permite Meta. Si tu columna se llama Fecha de vencimiento de la cuota, renómbrala a algo corto como Vencimiento antes de importar.
2. Si el contacto no tiene ese atributo, la variable se envía en blanco. Revisa que todos los destinatarios tengan el dato antes de lanzar una campaña.
3. Los saltos de línea y espacios repetidos del valor se convierten en un solo espacio, porque WhatsApp no permite saltos de línea dentro de una variable.
4. Usa nombres de atributo únicos. Si dos atributos producen la misma variable (por ejemplo Cuota y cuota), se usa el primero.

Campo personalizado o valor personalizado

Cómo preparar el archivo CSV

La forma recomendada de cargar los datos que alimentan las variables es importarlos en Contactos:

1. Entra a Contactos, haz clic en + (Agregar contacto) y elige Importar desde archivo.
2. Haz clic en Descargar plantilla para obtener el archivo de ejemplo.
3. Completa la plantilla, agrega tus columnas personalizadas y guárdala en formato CSV.
4. Sube el archivo, revisa la vista previa y haz clic en Importar.

También puedes subir el mismo archivo al crear una campaña, con Subir nuevo CSV: los datos quedan guardados igual en tus contactos.

Columnas reconocidas

No importan las mayúsculas ni las tildes en los encabezados (Telefono y Teléfono funcionan igual).

Ejemplo de archivo con columnas personalizadas

Las columnas Plan, Cuota y Vencimiento no son estándar, así que se guardan como atributos personalizados:

Nombre,Apellido,Telefonos,Email,Etiquetas,Plan,Cuota,Vencimiento
María,Rodríguez,584141234567,maria@correo.com,clientes|premium,Premium,$45,30/10/2026
Carlos,Pérez,573001234567,,clientes,Básico,$25,05/11/2026

Con ese archivo, la plantilla:

Hola {{nombre}}, tu plan {{c_plan}} tiene una cuota de {{c_cuota}} que vence el {{c_vencimiento}}.

llega así a cada contacto:

• María: “Hola María, tu plan Premium tiene una cuota de $45 que vence el 30/10/2026.”
• Carlos: “Hola Carlos, tu plan Básico tiene una cuota de $25 que vence el 05/11/2026.”

Reglas del archivo

1. Cada fila necesita un nombre y al menos un teléfono o correo válido; si no, se descarta.
2. Separa varios valores en una misma celda con | (por ejemplo, varias etiquetas o teléfonos). Un contacto puede tener hasta 5 teléfonos.
3. Se aceptan separadores de coma, punto y coma o tabulación.
4. Si trabajas en Excel, usa Archivo → Guardar como → CSV UTF-8 para conservar las tildes y la ñ. En Google Sheets, Archivo → Descargar → Valores separados por comas (.csv).
5. Los atributos personalizados se guardan tal cual los escribes (texto). Si quieres que un monto se vea como $45, escríbelo así en la celda. Esto no aplica a Monto deuda, que va sin símbolos ni separadores de miles (1500.50) porque Qubitsuite le da formato de moneda.
6. Elige encabezados cortos (18 caracteres o menos) y que no coincidan con una columna reconocida. Por ejemplo, una columna llamada Deuda se interpreta como monto de deuda, no como atributo personalizado.

Actualizar datos cada mes: si reimportas el archivo con Fusionar automáticamente, los atributos personalizados de los contactos que ya existen se actualizan con los valores nuevos. Los atributos que el archivo no trae se conservan, y una celda vacía deja ese atributo en blanco.

Lista de verificación antes de enviar

1. Los nombres de tus columnas personalizadas tienen 18 caracteres o menos.
2. Todos los destinatarios tienen los atributos que usa la plantilla.
3. Los teléfonos incluyen código de país o la columna Pais está completa.
4. Revisaste en la sección Variables qué dato reemplaza cada variable.
5. Hiciste una prueba enviándote la plantilla a tu propio número.

Si tienes dudas con tu plantilla o tu archivo, escríbenos por WhatsApp y te ayudamos a revisarlos antes del envío.