Variables en campañas de difusión: cobranza y colegios

Una campaña de difusión envía la misma plantilla a muchos contactos, pero cada persona puede recibir un mensaje personalizado: su nombre, el monto que debe, los estudiantes que representa. Eso se logra con variables, que se escriben entre llaves dobles dentro de la plantilla, por ejemplo {{nombre}}.

En esta guía verás:

1. Qué variables existen y de dónde toma Qubitsuite cada valor.
2. Las variables de cobranza y las exclusivas de cobranza para colegios.
3. Cómo importar contactos desde la sección Contactos con los datos que alimentan esas variables.
4. Cómo subir un archivo directamente al crear una campaña.

Cómo funcionan las variables

Al crear o editar una plantilla, usa el botón Agregar variable. Verás estas opciones:

• Datos del contacto
• Datos de la deuda (solo en cuentas de cobranza)
• Datos del remitente
• Fecha
• Valor personalizado

Las cuatro primeras son variables automáticas: no tienes que escribir nada al enviar, Qubitsuite las reemplaza en el momento del envío con los datos de cada contacto. La última, Valor personalizado, es una variable libre a la que le das el nombre que quieras (máximo 20 caracteres) y cuyo valor escribes tú al lanzar la campaña.

Al momento de enviar, en la sección Variables de la ventana de envío verás cada variable automática con la explicación de qué dato la va a reemplazar, y un campo de texto por cada variable personalizada.

Importante: el valor que escribes en una variable personalizada es el mismo para todos los destinatarios de la campaña. Úsalas para datos comunes como una fecha límite, un enlace de pago o el nombre de una promoción. Para datos que cambian por persona, usa las variables automáticas.

Variables automáticas generales

Datos del contacto

Datos del remitente

Corresponden al usuario de Qubitsuite que envía la campaña.

Fecha

Variables de cobranza

Están disponibles en cuentas configuradas para cobranza, dentro de Datos de la deuda. Se calculan a partir de las deudas activas del contacto en el momento del envío, así que siempre reflejan el saldo actualizado (descontando los pagos registrados).

Ejemplo de plantilla de cobranza:

Hola {{nombre}}, te recordamos que tienes un saldo pendiente de {{total_deuda}} correspondiente al contrato {{id_contrato}}, con {{dias_de_mora}} días de atraso. Responde a este mensaje para acordar tu pago.

Ten en cuenta:

1. Los días de mora no se cargan en el archivo: se calculan automáticamente cada día a partir de la fecha de expiración de la deuda.
2. Si un contacto tiene varias deudas, el total se muestra en la moneda de la primera; procura que las deudas de un mismo contacto estén en la misma moneda.
3. Si el contacto no tiene deudas activas, estas variables quedan vacías. Te recomendamos filtrar la audiencia por Total deuda desde o Días de mora desde al seleccionar contactos.

Variables de cobranza para colegios

Disponibles solo en organizaciones configuradas como colegio. En estas cuentas el contacto que recibe el mensaje es el representante (madre, padre o acudiente) y los estudiantes son sus representados.

Ejemplo de plantilla para colegios:

Estimado(a) {{nombre_completo}}, le informamos que la mensualidad de {{representados}} presenta un saldo pendiente. Detalle: {{deuda_representados}}. Total: {{total_deuda}}. Puede responder este mensaje para enviar su comprobante de pago.

Ten en cuenta:

1. Si el representante no tiene estudiantes asociados, {{representados}} se muestra como [representados]. Revisa tus datos antes de enviar.
2. {{deuda_representados}} necesita que cada deuda esté asociada a un estudiante. Si alguna deuda del representante no está asociada a un estudiante, la variable muestra el total general para no informar un monto menor al real.
3. Solo aparecen los estudiantes con saldo mayor a cero.

Importar contactos desde la sección Contactos

La forma recomendada de cargar los datos que alimentan las variables es importarlos en Contactos. Lo que importes queda guardado y sirve para todas las campañas futuras.

Pasos

1. Entra a Contactos y haz clic en el botón + (Agregar contacto).
2. Elige Importar desde archivo.
3. Haz clic en Descargar plantilla para obtener el archivo de ejemplo con las columnas correctas.
4. Completa la plantilla y guárdala en formato CSV.
5. Haz clic en Elegir archivo CSV y selecciona tu archivo.
6. Revisa la vista previa: verás los contactos, sus etiquetas y, según tu tipo de cuenta, los datos de deuda y los representados. Puedes quitar filas con la X.
7. Si hay contactos que ya existen, elige qué hacer con ellos: Fusionar automáticamente o No incluir duplicados.
8. Haz clic en Importar.

¿Trabajas en Excel? Por ahora el importador recibe archivos CSV. En Excel o Google Sheets usa Archivo → Guardar como / Descargar → CSV. Se aceptan separadores de coma, punto y coma o tabulación.

Columnas del archivo

Los encabezados se reconocen por su nombre (no importan mayúsculas ni minúsculas, pero sí las tildes; usa los nombres tal como aparecen en la plantilla).

Reglas generales:

1. Cada fila necesita al menos un nombre y un teléfono o correo válido; de lo contrario se descarta.
2. Para cargar varios valores en una celda (varios teléfonos, etiquetas o representados) sepáralos con |. Ejemplo: cliente|moroso.
3. Un contacto puede tener hasta 5 teléfonos.
4. Si importas un monto de deuda para un contacto que ya tenía deudas, la nueva carga reemplaza las deudas anteriores de ese contacto. Así puedes actualizar los saldos cada mes subiendo el archivo actualizado.

Cómo cargar representantes y representados (colegios)

Cada fila corresponde al representante, que es quien recibe el mensaje. En la columna Representados escribe el nombre completo de cada estudiante separado por |. Si quieres indicar la deuda de cada estudiante, escribe los montos en Monto deuda en el mismo orden y también separados por |.

Con esa fila, María recibirá:

• {{representados}} → Ana Rodríguez, Pedro Rodríguez
• {{deuda_representados}} → Ana Rodríguez: $350,00, Pedro Rodríguez: $200,00
• {{total_deuda}} → $550,00

Si un estudiante no existe, Qubitsuite lo crea automáticamente y lo vincula al representante. Si un representante aparece en varias filas (mismo teléfono o correo), se unifican en un solo contacto con todos sus representados. La lista de representados de cada contacto se reemplaza por la que indique el archivo.

¿Y las columnas adicionales?

Cualquier columna que no esté en la tabla anterior se guarda en el contacto como Atributo personalizado y la puedes consultar en su ficha. Hoy esos atributos no se usan como variables en las plantillas de difusión: una columna llamada, por ejemplo, curso no reemplaza automáticamente a {{curso}}. Para personalizar mensajes por contacto, usa las columnas reconocidas y sus variables automáticas.

Subir un archivo directamente al crear una campaña

Si prefieres cargar los destinatarios en el mismo momento del envío, también puedes hacerlo:

1. Ve a Campañas y haz clic en Nueva campaña.
2. Elige la plantilla y haz clic en Siguiente.
3. En ¿A quién le enviamos la campaña? elige Subir nuevo CSV.
4. Arrastra tu archivo o haz clic para elegirlo. Usa la misma plantilla y las mismas columnas que en la importación desde Contactos.
5. Indica qué hacer con los contactos que ya tienes: Fusionar automáticamente o Crear como nuevos.
6. Haz clic en Siguiente, revisa la sección Variables y envía.

Ten en cuenta que los datos del archivo también se guardan en tus contactos: las deudas y los representados que cargues quedan registrados igual que en una importación normal, y son los que usan las variables automáticas de esa campaña.

¿Cuál opción conviene?

Lista de verificación antes de enviar

1. Los teléfonos incluyen código de país o la columna Pais está completa.
2. Los montos no llevan símbolos de moneda ni separadores de miles (escribe 1500.50, no $1.500,50); la moneda va en Moneda deuda.
3. En colegios, la cantidad de montos coincide con la cantidad de representados en cada fila.
4. Revisaste la vista previa de la plantilla en la sección Variables antes de confirmar.
5. Hiciste una prueba enviando la campaña a tu propio número.

Si tienes dudas con tu archivo, escríbenos por WhatsApp y te ayudamos a revisarlo antes del envío.