Cuando creas tu cuenta en Qubitsuite, lo primero que ves no es el panel completo de configuración. Es el proceso de onboarding: una conversación guiada de 5 pasos donde el sistema te va preguntando lo básico para dejar tu asistente funcionando antes de que entres a la plataforma.
La idea no es que salgas con tu asistente perfecto. Es que salgas con un asistente funcional — uno que ya pueda responder un mensaje en WhatsApp con coherencia, usando la información mínima que le diste. Después, dentro de la plataforma, lo refinas todo lo que quieras.
Si hiciste la tarea del artículo anterior, este proceso te toma 10 minutos.
Cómo funciona
El onboarding es una conversación, no un formulario. El sistema te va preguntando cosas en un chat y tú respondes en lenguaje natural, como si le estuvieras explicando tu negocio a alguien que recién llega.
En algunos puntos vas a ver botones con opciones predefinidas (por ejemplo, para elegir el tono o la longitud de las respuestas). Cuando aparezcan, basta con hacer clic en una. En otros puntos te da ejemplos como sugerencia (por ejemplo, FAQs típicas de e-commerce) que puedes elegir como punto de partida o ignorar y escribir las tuyas.
Si una pregunta no aplica a tu negocio o todavía no la tienes pensada, puedes escribir “Siguiente” y el sistema avanza al próximo paso.
Paso 1: Tu negocio
El primer paso es la presentación. El asistente te pregunta:
- El nombre de tu negocio o proyecto. Lo escribes y listo.
- Si tienes página web o cuenta de Instagram. Si la tienes, le pegas el link. El sistema entra a tu sitio o a tu Instagram y arma solo una primera versión de la descripción de tu negocio. Te ahorra escribir.
- Si no tienes ninguna de las dos, no hay problema: cuando el sistema te pregunte por algo más sobre tu negocio, escribes la descripción a mano (la que preparaste en el artículo anterior).
Tip. Si tienes Instagram activo, dáselo. El sistema lee tu bio y publicaciones recientes y arma una descripción más completa que la que escribirías a las apuradas. Después puedes ajustar lo que no encaje.
Una vez que el sistema entiende a qué se dedica tu negocio, te pregunta si hay algo más que quieras agregar sobre él. Es el momento para sumar detalles que el sitio o Instagram no muestran: ubicación específica, horarios, particularidades del servicio, etc.
Paso 2: Asistente
Acá defines la personalidad y el alcance de tu asistente. Cuatro decisiones:
1. Qué quieres que tu asistente haga por ti
El sistema te muestra opciones predefinidas como punto de partida:
- Asistente de ventas — recomienda productos, gestiona consultas comerciales, cierra ventas por chat.
- Asistente de soporte — resuelve preguntas frecuentes, gestiona cambios y devoluciones, ayuda con problemas técnicos.
- Asistente de agendamiento — ofrece horarios disponibles, confirma o cancela citas, envía recordatorios automáticos.
Puedes elegir una de las opciones (clic en el botón) o describir con tus propias palabras qué quieres que haga. La descripción que des acá se convierte en la meta principal del asistente: es lo que el sistema usa después como rol del asistente dentro de tus conversaciones reales.
Recomendación. Aunque elijas una de las opciones predefinidas, complétala con detalles de tu negocio. “Asistente de ventas que recomiende camitas para mascotas según el tamaño y peso del animal, y derive consultas de despacho a una persona del equipo.”
2. Tono
Tres opciones:
- Formal. Lenguaje cuidado, “usted”, sin modismos. Ideal para servicios profesionales: clínicas, estudios jurídicos, B2B, marcas premium.
- Moderado. Trato de “tú” pero educado y prolijo. Es el default seguro para la mayoría de los negocios.
- Casual. Cercano, suelto, con modismos locales. Ideal para tiendas con público joven, servicios creativos, peluquerías, talleres.
Si dudas, empieza en Moderado. Después de ver cómo conversa tu asistente con clientes reales, ajustas.
3. Emojis
Sí o no, con dos botones. En WhatsApp casi siempre conviene que sí — agrega calidez y rompe el efecto “estoy hablando con una máquina”. La excepción son las marcas premium o muy corporativas, donde los emojis pueden bajar la percepción de seriedad.
4. Longitud de las respuestas
Qué tan extensas quieres que sean:
- Cortas (alrededor de 20 palabras). Lo más natural en WhatsApp. Funciona para la mayoría de los negocios.
- Medianas (alrededor de 30 palabras). Para negocios donde hay que explicar más: servicios complejos, productos técnicos, consultas que necesitan contexto.
- Largas (sin límite). Solo si tu negocio realmente lo necesita. Usar con cuidado: respuestas largas cansan en WhatsApp y los clientes dejan de leer.
Para terminar el paso, el asistente te pregunta cómo quieres que salude a tus clientes la primera vez que escriban. Pega el saludo que preparaste en el artículo anterior.
Paso 3: Preguntas frecuentes
El sistema te pregunta cuáles son algunas preguntas que tus clientes hacen frecuentemente, y te muestra ejemplos típicos como botones (“¿Cuál es el costo de despacho?”, “¿Qué medios de pago aceptan?”, “¿Cuál es el tiempo de entrega?”) por si quieres usarlos.
El flujo es así:
- Escribes (o eliges) una pregunta.
- El sistema te pide la respuesta a esa pregunta.
- Te pregunta si quieres agregar otra. Si sí, vuelves al paso 1. Si no, escribes “no” o “siguiente” y avanza.
Si preparaste tus 10 FAQs como recomendaba el artículo anterior, elige las 3 más críticas para arrancar — típicamente horarios, dirección y formas de pago. Las demás las puedes agregar después, sin límite, dentro de la plataforma.
Recordatorio. Acá van solo las preguntas con respuesta única e idéntica siempre. Si la respuesta depende del caso del cliente, eso no es FAQ — es algo que se configura después como instrucción.
Paso 4: Condiciones de escalamiento
El sistema te pregunta en qué casos te gustaría que el asistente te avise para que tomes el control de la conversación.
Vas escribiendo cada condición y, después de cada una, el sistema confirma que la registró y te pregunta si quieres agregar otra. Si no, escribes “solo eso” o “siguiente” y avanza.
Recuerda que el sistema ya viene con dos condiciones por defecto activadas:
- Cuando el asistente no tiene la respuesta a la consulta del cliente
- Cuando el cliente pide hablar con un humano
No tienes que reescribirlas. Solo agrega las condiciones específicas de tu negocio: cuando alguien reclame, cuando pidan algo fuera de catálogo, cuando se trate de un caso que solo tú puedes resolver.
Paso 5: Finalización
El último paso es un campo libre: “¿Alguna cosa más que quieras agregar?”
Acá va todo lo que no entró en los pasos anteriores:
- Las líneas rojas del asistente (lo que NUNCA debe hacer)
- Peculiaridades del negocio que el asistente debería saber (“los miércoles cerramos a las 17h”, “en feriados no hay envíos”)
- Información de contexto que no es exactamente una FAQ pero conviene que el asistente tenga presente
Lo que escribas acá se convierte en instrucciones del asistente que se aplican durante las conversaciones. Si no tienes nada que agregar, escribes “no” y el onboarding se completa.
¿Qué pasa cuando termino?
Cuando terminas el paso 5, el sistema procesa toda la conversación y construye tu asistente automáticamente:
- Tu organización queda registrada con nombre y descripción del negocio.
- Tu asistente queda creado con su rol, tono, uso de emojis, longitud de respuestas y saludo inicial.
- Tus FAQs quedan cargadas y listas para usar.
- Tus condiciones de escalamiento quedan activas (las dos por defecto + las tuyas).
- Lo que agregaste en el paso 5 se convierte en instrucciones del asistente.
Y entras directamente al panel de Inicio de Qubitsuite, donde ves un dashboard con las tareas pendientes para terminar de poner en marcha tu asistente:
- Elige una suscripción
- Configura tu asistente — para refinar las instrucciones que ya tienes y crear nuevas
- Prueba tu asistente — para hacerle preguntas como cliente y ver cómo responde
- Agrega tus productos o servicios — si vendes online
- Vincula tus canales — para conectar WhatsApp y empezar a recibir mensajes reales
Importante: el onboarding es un punto de partida
Lo que sale del onboarding es un asistente funcional, no un asistente terminado.
Ya tiene personalidad definida, FAQs cargadas y condiciones de escalamiento activas. Pero todavía le faltan cosas que solo se configuran dentro de la plataforma: subir los archivos que puede enviar, crear instrucciones para situaciones específicas, configurar productos si vendes online, definir seguimientos automáticos, vincular WhatsApp, y más.
Eso es lo que vamos a ver en los siguientes artículos de la serie.
Resumen
Al terminar el onboarding tienes:
- Tu negocio descrito
- Tu asistente con personalidad definida (rol, tono, emojis, longitud de respuestas)
- Saludo inicial activo
- Al menos 1 FAQ cargada (idealmente 3)
- Condiciones de escalamiento configuradas
- Notas y líneas rojas convertidas en instrucciones
- Acceso al panel principal de Qubitsuite con tareas pendientes claras
Y un asistente que ya puede empezar a trabajar mientras tú sigues afinando el resto.
🔗 Siguiente artículo: FAQs vs. Documentos vs. Adjuntos — qué información va dónde.
