Preguntas frecuentes, Importar conocimientos y Archivos para adjuntar: qué información va dónde

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Cuando entras al menú Asistente dentro de Qubitsuite, vas a ver tres secciones distintas para cargar información: Preguntas frecuentes, Importar conocimientos y Archivos para adjuntar.

A primera vista parecen lo mismo: tres lugares donde subes información sobre tu negocio. Pero no lo son. Cada una cumple una función completamente distinta, y elegir mal dónde subir qué es uno de los errores más comunes al configurar un asistente. La consecuencia: respuestas imprecisas, archivos que no se envían cuando deberían, o información importante que el asistente “no encuentra” aunque la tengas cargada.

Este artículo es la guía clara de qué va en cada sección.

Preguntas frecuentes: la voz oficial de tu negocio

Las Preguntas frecuentes son el lugar donde le das a tu asistente las respuestas exactas a las preguntas más típicas de tus clientes.

Lo importante de esta sección es que todo lo que escribas acá tu asistente lo tiene siempre presente, completo, en cada conversación. Es la fuente de verdad más fuerte que puedes darle. Si una FAQ dice “abrimos de 10 a 20h”, el asistente nunca va a decir otra cosa sobre tus horarios.

Por eso son ideales para información que cumple tres condiciones:

• Única: tiene una sola respuesta correcta.
• Estable: no cambia de un día para otro.
• Corta: cabe en una respuesta de WhatsApp.

Ejemplos típicos:

• “¿Cuáles son los horarios?” → “Lunes a sábado de 10 a 20h. Domingos cerrado.”
• “¿Qué medios de pago aceptan?” → “Efectivo, débito, crédito y transferencia.”
• “¿Hacen envíos a regiones?” → “Sí, a todo el país. El despacho demora entre 3 y 5 días hábiles.”

Regla práctica. Si dudas si algo va en preguntas frecuentes, pregúntate: “¿quiero que el asistente responda exactamente esto cada vez que pregunten?”. Si la respuesta es sí, va acá.

Dentro de la sección encontrarás un botón de “Ver ejemplos” con plantillas según rubro. Sirve como punto de partida si te trabas pensando qué cargar.

El asistente entiende variantes de la misma pregunta

Acá hay un detalle muy importante que conviene aclarar, porque tiene impacto directo en cómo escribes tus FAQs.

No necesitas escribir la misma pregunta con todas sus formas posibles. Tu asistente entiende lenguaje natural, lo que significa que relaciona el sentido de lo que el cliente escribe con tus FAQs, no las palabras exactas.

Veamos un ejemplo. Imagina que cargas esta FAQ:

Pregunta: ¿Hacen envíos? Respuesta: Sí, hacemos envíos a todo el país. El despacho demora entre 3 y 5 días hábiles. Para coordinar el envío necesitamos tu dirección completa y un teléfono de contacto.

Tu asistente va a responder con esa misma respuesta cuando el cliente pregunte cosas como:

• “¿Mandan a domicilio?”
• “¿Llegan hasta mi ciudad?”
• “¿Se puede pedir con entrega?”
• “Quiero que me lo envíen, ¿cuánto demora?”

Todas esas formulaciones distintas se relacionan con la misma intención, y el asistente las identifica como tal.

Esto cambia cómo conviene cargar tus FAQs:

• ❌ No crees una FAQ por cada forma de preguntar lo mismo. Saturas la lista y no aporta nada.
• ✅ Sí carga una FAQ por intención, escrita de forma clara y natural.

Tip. Cuando escribas una FAQ, redacta la pregunta como la diría un cliente real, no como un título técnico. “¿Cuánto demora el envío?” funciona mejor que “Plazos de entrega”.

Importar conocimientos: el manual de consulta de tu asistente

Importar conocimientos es donde subes archivos largos que tu asistente puede consultar cuando necesite responder preguntas más específicas o detalladas.

A diferencia de las preguntas frecuentes, el asistente no tiene este contenido siempre presente. Cuando un cliente pregunta algo, el sistema busca solo los pedazos del archivo que son relevantes a esa pregunta puntual y se los da al asistente para que arme la respuesta.

¿Por qué funciona así? Porque permite cargar mucho más volumen sin saturar al asistente. Puedes subir un manual de 50 páginas o un catálogo con 200 productos y el asistente solo “lee” lo que necesita en cada conversación.

Cuándo usar Importar conocimientos:

• Catálogo extenso de productos o servicios.
• Manuales de uso, fichas técnicas, instructivos.
• Política de devoluciones detallada o términos y condiciones.
• Listas de precios largas o catálogos detallados.
• Información histórica del negocio o casos de uso.

Formatos que puedes subir: .pdf, .docx, .csv, .json, .xls, .xlsx, .gsheet, .txt. Tamaño máximo de 20 MB por archivo.

Dos formas de cargar:

1. Subir archivo desde tu computador.
2. Google Drive: conectar tu cuenta y elegir archivos directamente desde ahí.

Cuidado con los PDFs hechos de imágenes

Hay un caso muy común que vale la pena tener en mente: no todos los PDFs sirven para Importar conocimientos.

Hay dos tipos de PDFs y se ven exactamente iguales para ti, pero son muy distintos para el sistema:

• PDF con texto seleccionable: si abres el archivo y puedes seleccionar y copiar el texto con el cursor, es un PDF “real”. El sistema puede leer su contenido sin problemas.
• PDF que es una imagen: si al abrirlo no puedes seleccionar el texto (lo único que se selecciona son recuadros de toda la página), es un PDF que en realidad contiene fotos o escaneos de las páginas. El sistema no puede leer su contenido y va a rechazar la subida.

Cómo saber qué tipo de PDF tienes: ábrelo en cualquier visor (Adobe Reader, el navegador, Vista previa en Mac) e intenta seleccionar una palabra. Si la palabra se marca y la puedes copiar, es un PDF de texto. Si no puedes seleccionarla, es un PDF de imagen.

Cuándo aparece este problema:

• Documentos antiguos digitalizados.
• Catálogos o listas de precios que escaneaste con el teléfono.
• Archivos exportados desde algunos editores gráficos.
• PDFs descargados de fotocopiadoras.

Cómo resolverlo: vuelve a generar el archivo desde su fuente original (Word, Google Docs, Canva, Photoshop con texto editable) y exportalo nuevamente como PDF. La mayoría de los programas modernos generan PDFs con texto seleccionable por defecto.

Si no tienes la fuente original y solo tienes el escaneo, puedes usar un servicio de OCR (reconocimiento de texto) gratuito en línea — busca “PDF a texto OCR online” — que convierte la imagen en texto editable.

¿Y si el archivo pesa más de 20 MB?

El límite de subida es 20 MB por archivo. Si el documento que necesitas cargar pesa más, no es necesario achicar el contenido — basta con comprimirlo.

Para PDFs: existen herramientas gratuitas en línea que reducen el peso del archivo sin perder la información. Algunas que funcionan bien:

• iLovePDF — muy simple, sin necesidad de crear cuenta.
• Smallpdf — gratis hasta cierto número de archivos por día.
• Adobe Acrobat online — gratis con límite diario.

Subes el archivo, eliges el nivel de compresión (la opción “media” o “recomendada” suele ser suficiente), descargas la versión comprimida y la subes a Qubitsuite.

Para imágenes y videos: las imágenes en formato .png o .jpg pesadas se comprimen con herramientas como TinyPNG. Para videos, conviene reducir la resolución antes de subir — un video en 1080p puede pesar la mitad si lo bajas a 720p, y para WhatsApp esa calidad sigue siendo más que suficiente.

Para documentos de Word, Excel o Google Sheets: si están muy pesados, suele ser por imágenes incrustadas. Reduce el tamaño de las imágenes antes de incluirlas en el documento, o exporta el archivo como PDF y luego comprímelo con las herramientas de arriba.

Tip. Si después de comprimir el archivo sigue pesando más de 20 MB, es probable que tenga contenido innecesario: páginas duplicadas, imágenes en alta resolución que no aportan, o información que en realidad no le sirve al asistente. Antes de buscar más herramientas de compresión, revisa si puedes simplificar el archivo.

Importante. Información crítica que tu asistente debe usar siempre en sus respuestas no debería estar solo en Importar conocimientos. Como el asistente saca solo fragmentos relevantes en cada conversación, podría no recuperar la información correcta en todos los casos. Si algo es realmente crítico, duplícalo como pregunta frecuente.

Archivos para adjuntar: lo que tu asistente envía al cliente

Acá hay un cambio importante que vale la pena entender bien: en esta sección no le estás dando información a tu asistente para que conteste, le estás dando archivos que puede enviarle al cliente por WhatsApp.

Ejemplos típicos:

• PDF con el catálogo de productos o servicios.
• Imagen con la lista de precios.
• Video corto del local o de un servicio.
• Foto de la fachada para que ubiquen el local.
• Imagen de la promoción del mes.
• Catálogo en PDF para descargar.
• Tabla de tallas en imagen.

Cada archivo que subes tiene dos campos para llenar:

• Título: el nombre interno del archivo (cómo lo identificas tú dentro de la plataforma).
• Descripción: notas para tu propio orden, qué contiene el archivo, para qué se usa.

Tu asistente solo enviará un archivo cuando tú le configures una instrucción que se lo indique — por ejemplo, una instrucción de tipo Adjunto con la condición “cuando el cliente pida ver la lista de precios” y el archivo seleccionado.

Esa parte (cómo crear las instrucciones) la vemos en el artículo 4 de la serie. Por ahora, lo importante es que tengas claro: subir un archivo en esta sección no hace que el asistente lo envíe automáticamente. Subir el archivo es el paso 1; configurar la instrucción es el paso 2.

Tabla de decisión rápida

Errores comunes (y cómo evitarlos)

Error 1: subir el catálogo entero como pregunta frecuente. Las preguntas frecuentes son para información corta y única. Si subes un catálogo de 50 productos como una sola FAQ gigante, saturas al asistente y empieza a responder peor en TODO — no solo en preguntas sobre el catálogo. ✅ Lo correcto: el catálogo va en Importar conocimientos. Las reglas generales que aplican al catálogo (formas de pago, envíos, devoluciones) van como preguntas frecuentes.

Error 2: subir un PDF como archivo para adjuntar pensando que el asistente lo va a leer para responder. Los archivos para adjuntar el asistente los envía, no los lee. Si subes el catálogo solo en esta sección, el asistente puede mandar el PDF cuando el cliente lo pida — pero no podrá responder “¿tienen este producto en talla M?” porque no sabe lo que dice adentro. ✅ Lo correcto: si quieres que el asistente conozca el contenido del PDF para responder preguntas sobre él, súbelo también en Importar conocimientos.

Error 3: cargar la misma información en las tres secciones. Información duplicada en los tres lugares confunde al asistente y puede generar respuestas contradictorias si en algún momento actualizas una versión y olvidas otra. ✅ Lo correcto: cada cosa en su lugar. Información puntual y crítica como FAQ, contenido extenso como conocimiento, archivos para enviar como adjuntos.

Error 4: subir archivos desactualizados. Lo que cargues hoy es lo que tu asistente va a usar mañana. Una lista con precios viejos, un catálogo del año pasado o una promoción vencida se transforman en errores reales en conversaciones con clientes. ✅ Lo correcto: antes de subir cualquier archivo, revisa que esté al día. Y cuando algo cambie en tu negocio (nuevos precios, nuevos productos, nueva política), vuelve a subir la versión actualizada.

Una recomendación de orden

Si recién terminaste el onboarding y vas a configurar estas tres secciones, hazlo en este orden:

1. Preguntas frecuentes primero. Sigue de lo que cargaste en el onboarding y completa hasta llegar a unas 10-15 FAQs sólidas.
2. Archivos para adjuntar segundo. Sube los archivos que tu asistente va a necesitar enviar (catálogo, lista de precios, tabla de tallas, fotos del local).
3. Importar conocimientos al final. Si tienes documentos largos que quieres que el asistente conozca, súbelos ahora.

¿Por qué este orden? Porque las preguntas frecuentes cubren la mayoría de las consultas del día a día. Y los archivos para adjuntar te van a hacer falta antes que los conocimientos largos cuando empieces a configurar instrucciones (artículo 4).

🔗 Siguiente artículo: Las instrucciones del asistente — los 7 tipos que necesitas conocer.