Configurar tu asistente en Qubitsuite toma alrededor de 15 minutos si llegas con la información lista. Si no, puede llevarte días de idas y vueltas: empezar, trabarte porque no sabes qué escribir, cerrar la pestaña, volver al día siguiente, repetir.
El problema casi nunca es la plataforma. Es entrar sin haber pensado antes lo que vas a configurar.
Este artículo es la lista de lo que conviene tener a mano antes de abrir Qubitsuite. No necesitas tenerlo todo perfecto — vas a poder ajustarlo después. Pero llegar con un primer borrador de cada cosa hace la diferencia entre arrancar fluido o quedarte mirando un cursor en blanco.
1. Una descripción corta de tu negocio
Una o dos frases que resuman qué hace tu negocio. Sin marketing, sin promesas, sin frases de venta. Descripción seca, casi telegráfica.
“Peluquería en Chapinero, Bogotá. Cortes, color y tratamientos capilares. Atención solo con cita previa.”
“Taller mecánico en Polanco, CDMX. Mantenimiento, frenos y revisión técnica. Atención con cita previa, de lunes a sábado.”
“Tienda de ropa femenina en Providencia, Santiago. Venta presencial y por WhatsApp. Envíos a todo Chile.”
¿Por qué tan corta? Porque esta descripción se guarda como información de contexto de tu negocio y tu asistente la tiene presente en cada conversación que tiene con un cliente. Es lo que le permite ubicarse: saber qué vendes, dónde estás, cómo operas. Mientras más concisa y precisa sea, mejor entiende tu negocio y mejor responde.
La vas a escribir una sola vez durante el onboarding. Si tienes Instagram o sitio web activos, no es obligatorio escribirla a mano: podrás darle la URL y el sistema arma una primera versión por ti, que luego puedes ajustar.
2. El saludo inicial del asistente
El primer mensaje que tu asistente le envía a un cliente que escribe por primera vez. Es la primera impresión, así que vale la pena pensarlo.
Dos cosas a tener en cuenta:
El tono importa más de lo que parece. En WhatsApp los clientes esperan cercanía, no formalidad corporativa. Un saludo demasiado acartonado hace que la gente sienta que está hablando con un bot — y sospechosamente, los bots mal hechos siempre suenan así.
- Demasiado formal: “Estimado cliente, gracias por contactarnos. ¿En qué podemos asistirle el día de hoy?”
- Mejor: “¡Hola! Soy el asistente de [tu negocio]. ¿En qué te ayudo?”
Que dirija a algo concreto. Un saludo que solo dice “hola, ¿en qué te ayudo?” funciona pero no orienta. Si tu negocio tiene caminos típicos (agendar, comprar, consultar), súmalos:
“¡Hola! Soy el asistente de [tienda]. ¿Quieres ver el catálogo, conocer los precios o tienes otra consulta?”
Eso le acelera la conversación al cliente y reduce las preguntas perdidas.
3. Tus 10 preguntas más frecuentes (con respuesta)
Esto es probablemente lo más importante de toda la preparación. Las preguntas frecuentes son la fuente de verdad más fuerte que le vas a dar al asistente: todo lo que escribas en esta sección, tu asistente lo va a tener siempre presente, completo, en cada conversación.
¿Cómo identificarlas? No las inventes desde cero. Abre tu WhatsApp y revisa las últimas 50 conversaciones de tu negocio. Anota las preguntas que se repiten. Vas a ver que casi siempre son las mismas:
- Horarios de atención
- Dirección, cómo llegar, si hay estacionamiento
- Formas de pago aceptadas
- Política de reservas, devoluciones o envíos
- Precios de los productos o servicios más consultados
- Si atienden con cita previa o por orden de llegada
- Características puntuales del local: terraza, accesibilidad, opciones vegetarianas, tallas disponibles, idiomas que hablan
Para cada pregunta, escribe la respuesta como la darías tú por WhatsApp. Corta, clara, sin rodeos. Si tu respuesta normal sería “abrimos a las 10”, escribe eso — no “Nuestros horarios de atención al público comprenden desde las 10 horas”. Tu asistente va a aprender a sonar como tú escribes.
Una nota importante: en esta sección van solo las preguntas que tienen una respuesta única e idéntica siempre. Si la respuesta cambia según el caso del cliente (“depende de cuántas personas seas”, “depende del producto”), eso no es FAQ — eso es algo que se configura después con instrucciones, y lo veremos más adelante en la serie.
4. Los archivos que tu asistente puede enviar
Tu asistente no solo responde con texto. También puede enviar archivos por WhatsApp cuando corresponda: un catálogo en PDF, una imagen con la promo del mes, un video del local, una tabla de tallas.
Antes de empezar, junta esos archivos en una carpeta para tenerlos listos al momento de subirlos. Lo más común:
- Catálogo de productos o servicios con precios
- Lista de precios o tarifario en PDF
- Tabla de tallas o medidas
- Imagen con la promoción vigente
- Foto de la fachada o del interior del local para que ubiquen
- Video corto presentando el negocio o un servicio
- Política de devoluciones o términos comerciales en documento
Si los archivos están desactualizados (la carta tiene precios viejos, la promo es del mes pasado), aprovecha y actualízalos antes de subirlos. Lo que subas hoy es lo que tu asistente va a enviar a tus clientes mañana.
5. Cuándo el asistente debe avisarte a ti
Tu asistente no va a resolver todas las conversaciones, ni quieres que lo haga. Hay momentos en los que tiene que pasar la conversación a un humano — a ti o a alguien de tu equipo.
Define cuáles son esos momentos. Algunos clásicos:
- Cuando un cliente reclame por algo
- Cuando pregunten por un producto o servicio que no está en el catálogo
- Cuando pidan algo fuera de horario que necesite tu confirmación (descuentos, modificaciones, casos especiales)
- Cuando alguien pida hablar con una persona explícitamente
No te preocupes por cubrir todos los casos posibles. El sistema viene con dos condiciones por defecto activadas (cuando el asistente no sabe la respuesta y cuando el cliente pide hablar con un humano), así que tu lista solo tiene que cubrir los casos específicos de tu negocio.
6. Qué NO debe hacer el asistente
Dos o tres líneas rojas. Las cosas que tu asistente nunca debería hacer, aunque el cliente las pida.
Esto es importante porque los asistentes, si no se les pone límites claros, pueden terminar comprometiendo cosas que después tienes que sostener tú. Ejemplos típicos:
- No dar precios sin confirmar (si tus precios cambian o tienen variantes)
- No comprometer fechas de entrega específicas
- No responder consultas legales, médicas o financieras
- No prometer descuentos que no estén autorizados
- No confirmar reservas o pedidos sin pasar por la verificación correspondiente
Estas líneas rojas las vas a usar después como instrucciones de tipo Restricción dentro de la plataforma.
Checklist final
Cuando tengas estas seis cosas escritas, estás listo para abrir Qubitsuite:
- Descripción corta de tu negocio
- Saludo inicial del asistente
- 10 preguntas frecuentes con sus respuestas
- Archivos cargados en una carpeta lista para subir
- Lista de cuándo escalar a un humano
- Líneas rojas del asistente
No tiene que estar perfecto. Tiene que estar escrito. Lo vas a refinar dentro de la plataforma — pero salir del cursor en blanco es lo que hace que el resto fluya.
🔗 Siguiente artículo: El proceso de onboarding paso a paso.
