Integración de Zoom con Qubitsuite

Qué hace la integración

Qubitsuite automatiza la atención y las ventas de tu negocio por WhatsApp, incluido el agendamiento de citas. Cuando un tipo de evento tiene como ubicación "Videollamada por Zoom", esta integración crea la reunión en tu cuenta de Zoom y entrega el enlace al cliente automáticamente.

• Al agendar: se crea una reunión de Zoom con la fecha, la hora y la duración de la cita, y su enlace se incluye en la confirmación y en los recordatorios que recibe el cliente.
• Al reprogramar: la misma reunión se mueve al nuevo horario en Zoom, sin generar un enlace distinto.
• Al cancelar: la reunión se elimina de Zoom y el enlace deja de funcionar.

Solo se crean y modifican las reuniones que se originan en un agendamiento de Qubitsuite. La integración nunca toca las reuniones que creaste por tu cuenta en Zoom.

Requisitos previos

• Una cuenta de Qubitsuite con el módulo de agendamiento habilitado.
• Permisos de administrador en tu organización de Qubitsuite, para poder gestionar integraciones.
• Una cuenta de Zoom activa. Sirve cualquier plan, incluido el gratuito; las reuniones se crean con la configuración de tu propia cuenta de Zoom (sala de espera, contraseña y límites de duración incluidos).

Cómo agregar la app

1. Inicia sesión en Qubitsuite.
2. Ve a Integraciones en el menú lateral.
3. Ubica la tarjeta Zoom y entra en ella.
4. Haz clic en Conectar con Zoom.
5. Se abrirá la pantalla de autorización de Zoom. Inicia sesión con la cuenta de Zoom en la que quieres que se creen las reuniones y acepta los permisos solicitados.
6. Volverás automáticamente a Qubitsuite. Si todo salió bien verásIntegración activa junto al correo de la cuenta de Zoom que quedó conectada.

Cada organización de Qubitsuite conecta su propia cuenta de Zoom, y la conexión aplica a toda la organización: no hace falta que cada persona del equipo autorice por separado.

Cómo usar la integración

1. Ve a Agendamiento y crea o edita un tipo de evento.
2. En Ubicación, elige Videollamada por Zoom. Debajo verás si ya tienes una cuenta de Zoom conectada; si no la tienes, ahí mismo encontrarás el acceso para conectarla.
3. Guarda el tipo de evento.

Desde ese momento, cada cita que se agende para ese tipo de evento —por WhatsApp con el asistente, desde tu página pública de agendamiento o creada a mano desde el panel— tendrá su propio enlace de Zoom. El enlace también queda visible en el detalle de la cita dentro de Qubitsuite.

Si tu cuenta de Zoom no está conectada o Zoom no responde en ese momento, la cita se agenda igual, pero sin enlace. Nunca perderás un agendamiento por una falla de Zoom: puedes conectar la cuenta y compartir el enlace manualmente, o reprogramar la cita para que se genere.

Cómo eliminar la app

Puedes desconectar la integración desde Qubitsuite, desde Zoom, o desde ambos lados. Cualquiera de las dos vías detiene la creación de nuevas reuniones.

Desde Qubitsuite

1. Ve a Integraciones y entra en la tarjeta Zoom.
2. Haz clic en Desconectar.

Qubitsuite elimina de inmediato las credenciales de acceso guardadas y deja de crear, modificar y eliminar reuniones.

Desde Zoom

1. Inicia sesión en Zoom App Marketplace.
2. Ve a Manage y luego a Added Apps, o busca la app por su nombre.
3. Ubica Qubitsuite en la lista de apps instaladas.
4. Haz clic en Remove y confirma.

Qué pasa con lo ya agendado

Las citas que ya tenían enlace lo conservan, y esas reuniones siguen existiendo en tu cuenta de Zoom: al desconectar dejamos de gestionarlas, no las borramos. Si quieres eliminarlas, hazlo desde tu cuenta de Zoom. A partir de la desconexión, las citas nuevas de tipos de evento con ubicación "Videollamada por Zoom" se agendarán sin enlace hasta que vuelvas a conectar una cuenta.

Para eliminar por completo tu cuenta de Qubitsuite y los datos asociados, sigue las instrucciones de eliminación de cuenta.

Qué datos usamos

Al autorizar la integración, Zoom nos otorga permiso para leer los datos básicos de la cuenta autorizada (nombre y correo, que mostramos para que sepas qué cuenta quedó conectada) y para crear, modificar y eliminar reuniones en esa cuenta.

• No accedemos a grabaciones, transcripciones, chats de reuniones, listas de participantes ni informes de uso.
• No leemos ni modificamos las reuniones que no fueron creadas por Qubitsuite.
• Las credenciales de acceso se guardan cifradas y se usan únicamente para las operaciones descritas en esta guía.

El tratamiento de datos se rige por nuestraPolítica de Privacidad y nuestrosTérminos y condiciones.

Problemas frecuentes

La autorización falla o vuelve con un error

Verifica que iniciaste sesión en la cuenta de Zoom correcta y que aceptaste todos los permisos solicitados. Si tu cuenta de Zoom es corporativa, es posible que tu administrador restrinja la instalación de apps: en ese caso pídele que la autorice.

Las citas se agendan sin enlace

Revisa en Integraciones → Zoom que la conexión siga activa y que el tipo de evento tenga como ubicación "Videollamada por Zoom". Si la conexión aparece inactiva, vuelve a conectarla: Zoom revoca el acceso si se cambia la contraseña de la cuenta, si un administrador elimina la app o si pasa mucho tiempo sin uso.

El enlace apunta a un horario que ya cambió

Al reprogramar, la reunión se mueve en Zoom en cuestión de segundos. Si el horario no coincide, escríbenos con la fecha de la cita y lo revisamos.

Soporte

Escríbenos a contacto@qubitsuite.comy respondemos en menos de 48 horas hábiles. También puedes revisar elcentro de ayuda.

English

What the integration does

Qubitsuite automates customer support and sales over WhatsApp, including appointment scheduling. When an event type uses "Zoom video call" as its location, this integration creates the meeting in your Zoom account and delivers the join link to the customer automatically: a meeting is created when the appointment is booked, moved when it is rescheduled, and deleted when it is cancelled. Only meetings originated by a Qubitsuite booking are created or modified — meetings you created yourself in Zoom are never touched.

Requirements

A Qubitsuite account with the scheduling module enabled, administrator permissions in your Qubitsuite organization, and an active Zoom account on any plan (including the free tier).

How to add the app

1. Sign in to Qubitsuite.
2. Go to Integraciones (Integrations) in the side menu.
3. Open the Zoom card.
4. Click Conectar con Zoom (Connect with Zoom).
5. Sign in on Zoom's authorization screen with the account where meetings should be created, and approve the requested permissions.
6. You are redirected back to Qubitsuite, which showsIntegración activa (Integration active) next to the email of the connected Zoom account.

Each Qubitsuite organization connects its own Zoom account, and the connection applies to the whole organization — team members do not need to authorize individually.

How to use it

1. Go to Agendamiento (Scheduling) and create or edit an event type.
2. Under Ubicación (Location), chooseVideollamada por Zoom (Zoom video call). The form shows whether a Zoom account is already connected and offers a direct link to connect one if it is not.
3. Save the event type.

From then on, every appointment booked for that event type gets its own Zoom link, whether it was booked by the WhatsApp assistant, from your public scheduling page, or manually from the dashboard. If the Zoom account is not connected or Zoom is unavailable, the appointment is still booked — without a link — so a booking is never lost.

How to remove the app

From Qubitsuite: go to Integraciones, open theZoom card and click Desconectar(Disconnect). The stored credentials are deleted immediately and we stop creating, updating and deleting meetings.

From Zoom: sign in toZoom App Marketplace, go to Manage → Added Apps, findQubitsuite and click Remove.

Appointments that already had a link keep it, and those meetings remain in your Zoom account — disconnecting stops us from managing them, it does not delete them. Delete them from your Zoom account if you want them gone. To delete your Qubitsuite account and its data entirely, follow theaccount deletion instructions.

Data we access

Authorizing the integration grants us permission to read the authorized account's basic profile (name and email, shown so you know which account is connected) and to create, update and delete meetings in that account. We do not access recordings, transcripts, meeting chats, participant lists or usage reports, and we do not read or modify meetings that Qubitsuite did not create. Access credentials are stored encrypted and used only for the operations described here. See ourPrivacy Policy andTerms and Conditions.

Troubleshooting

If authorization fails, confirm you signed in to the intended Zoom account and approved every requested permission; on a corporate Zoom account, an administrator may need to allow the app. If appointments are booked without a link, check that the connection is still active underIntegraciones → Zoom and that the event type's location is "Videollamada por Zoom" — Zoom revokes access when the account password changes, when an administrator removes the app, or after a long period without use.

Support

Email contacto@qubitsuite.comand we reply within 48 business hours.