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title: "Variables en campañas de difusión: cobranza y colegios"
description: "Guía de variables para campañas de WhatsApp: datos del contacto, monto de deuda, días de mora y representados, y cómo importar tu archivo de contactos."
author: "Rubén Torres"
date: 2026-10-09
updated: 2026-10-09
canonical: https://qubitsuite.com/ayuda/variables-en-campanas-de-difusion/
tags: ["whatsapp","campañas","cobranza","colegios","contactos"]
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Una campaña de difusión envía la misma plantilla a muchos contactos, pero cada persona puede recibir un mensaje personalizado: su nombre, el monto que debe, los estudiantes que representa. Eso se logra con **variables**, que se escriben entre llaves dobles dentro de la plantilla, por ejemplo `{{nombre}}`.

En esta guía verás:

1. Qué variables existen y de dónde toma Qubitsuite cada valor.
2. Las variables de **cobranza** y las exclusivas de **cobranza para colegios**.
3. Cómo importar contactos desde la sección **Contactos** con los datos que alimentan esas variables.
4. Cómo subir un archivo directamente al crear una campaña.

## Cómo funcionan las variables

Al crear o editar una plantilla, usa el botón **Agregar variable**. Verás estas opciones:

- **Datos del contacto**
- **Datos de la deuda** (solo en cuentas de cobranza)
- **Datos del remitente**
- **Fecha**
- **Valor personalizado**

Las cuatro primeras son **variables automáticas**: no tienes que escribir nada al enviar, Qubitsuite las reemplaza en el momento del envío con los datos de cada contacto. La última, **Valor personalizado**, es una variable libre a la que le das el nombre que quieras (máximo 20 caracteres) y cuyo valor escribes tú al lanzar la campaña.

Al momento de enviar, en la sección **Variables** de la ventana de envío verás cada variable automática con la explicación de qué dato la va a reemplazar, y un campo de texto por cada variable personalizada.

> **Importante:** el valor que escribes en una variable personalizada es **el mismo para todos los destinatarios** de la campaña. Úsalas para datos comunes como una fecha límite, un enlace de pago o el nombre de una promoción. Para datos que cambian por persona, usa las variables automáticas.

## Variables automáticas generales

### Datos del contacto

| Variable | Se reemplaza por |
|---|---|
| `{{nombre_completo}}` | Nombre y apellido del contacto |
| `{{nombre}}` | Nombre |
| `{{apellido}}` | Apellido |
| `{{email}}` | Primer correo registrado |
| `{{telefono}}` | Primer teléfono registrado |
| `{{documento_identidad}}` | Número de documento (cédula, RUT, DNI, NIT, etc.) |

### Datos del remitente

Corresponden al usuario de Qubitsuite que envía la campaña.

| Variable | Se reemplaza por |
|---|---|
| `{{nombre_completo_rte}}` | Nombre y apellido de quien envía |
| `{{nombre_rte}}` | Nombre de quien envía |
| `{{apellido_rte}}` | Apellido de quien envía |
| `{{email_rte}}` | Correo de quien envía |
| `{{telefono_rte}}` | Teléfono de quien envía |

### Fecha

| Variable | Se reemplaza por |
|---|---|
| `{{fecha_actual}}` | Fecha del día del envío (dd/mm/aaaa), según la zona horaria de tu organización |

## Variables de cobranza

Están disponibles en cuentas configuradas para cobranza, dentro de **Datos de la deuda**. Se calculan a partir de las **deudas activas** del contacto en el momento del envío, así que siempre reflejan el saldo actualizado (descontando los pagos registrados).

| Variable | Se reemplaza por | Ejemplo |
|---|---|---|
| `{{total_deuda}}` | Suma del saldo pendiente de todas las deudas activas del contacto, con formato de moneda | `$520,00` |
| `{{id_contrato}}` | Identificador del contrato; si hay varios, se listan separados por coma | `C-1021, C-1022` |
| `{{dias_de_mora}}` | Días de atraso de la deuda más antigua | `45` |

**Ejemplo de plantilla de cobranza:**

> Hola {{nombre}}, te recordamos que tienes un saldo pendiente de {{total_deuda}} correspondiente al contrato {{id_contrato}}, con {{dias_de_mora}} días de atraso. Responde a este mensaje para acordar tu pago.

Ten en cuenta:

1. Los **días de mora** no se cargan en el archivo: se calculan automáticamente cada día a partir de la **fecha de expiración** de la deuda.
2. Si un contacto tiene varias deudas, el total se muestra en la moneda de la primera; procura que las deudas de un mismo contacto estén en la misma moneda.
3. Si el contacto no tiene deudas activas, estas variables quedan vacías. Te recomendamos filtrar la audiencia por **Total deuda desde** o **Días de mora desde** al seleccionar contactos.

## Variables de cobranza para colegios

Disponibles solo en organizaciones configuradas como **colegio**. En estas cuentas el contacto que recibe el mensaje es el **representante** (madre, padre o acudiente) y los estudiantes son sus **representados**.

| Variable | Dónde aparece | Se reemplaza por | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| `{{representados}}` | Datos del contacto | Nombres de los estudiantes que representa, separados por coma | `Ana Rodríguez, Pedro Rodríguez` |
| `{{deuda_representados}}` | Datos de la deuda | Monto pendiente de cada estudiante | `Ana Rodríguez: $350,00, Pedro Rodríguez: $200,00` |
| `{{total_deuda}}` | Datos de la deuda | Suma de la deuda de todos sus representados | `$550,00` |

**Ejemplo de plantilla para colegios:**

> Estimado(a) {{nombre_completo}}, le informamos que la mensualidad de {{representados}} presenta un saldo pendiente. Detalle: {{deuda_representados}}. Total: {{total_deuda}}. Puede responder este mensaje para enviar su comprobante de pago.

Ten en cuenta:

1. Si el representante no tiene estudiantes asociados, `{{representados}}` se muestra como `[representados]`. Revisa tus datos antes de enviar.
2. `{{deuda_representados}}` necesita que cada deuda esté asociada a un estudiante. Si alguna deuda del representante no está asociada a un estudiante, la variable muestra el total general para no informar un monto menor al real.
3. Solo aparecen los estudiantes con saldo mayor a cero.

## Importar contactos desde la sección Contactos

La forma recomendada de cargar los datos que alimentan las variables es importarlos en **Contactos**. Lo que importes queda guardado y sirve para todas las campañas futuras.

### Pasos

1. Entra a **Contactos** y haz clic en el botón **+** (**Agregar contacto**).
2. Elige **Importar desde archivo**.
3. Haz clic en **Descargar plantilla** para obtener el archivo de ejemplo con las columnas correctas.
4. Completa la plantilla y guárdala en formato **CSV**.
5. Haz clic en **Elegir archivo CSV** y selecciona tu archivo.
6. Revisa la vista previa: verás los contactos, sus etiquetas y, según tu tipo de cuenta, los datos de deuda y los representados. Puedes quitar filas con la **X**.
7. Si hay contactos que ya existen, elige qué hacer con ellos: **Fusionar automáticamente** o **No incluir duplicados**.
8. Haz clic en **Importar**.

> **¿Trabajas en Excel?** Por ahora el importador recibe archivos **CSV**. En Excel o Google Sheets usa **Archivo → Guardar como / Descargar → CSV**. Se aceptan separadores de coma, punto y coma o tabulación.

### Columnas del archivo

Los encabezados se reconocen por su nombre (no importan mayúsculas ni minúsculas, pero sí las tildes; usa los nombres tal como aparecen en la plantilla).

| Columna | Para qué sirve | Variables que alimenta |
|---|---|---|
| `Nombre` | Nombre del contacto | `{{nombre}}`, `{{nombre_completo}}` |
| `Apellido` | Apellido | `{{apellido}}`, `{{nombre_completo}}` |
| `No Documento` | Documento de identidad (también se acepta `Cédula`, `RUT`, `DNI`, `NIT`) | `{{documento_identidad}}` |
| `Telefonos` | Teléfono con código de país, por ejemplo `584141234567` | `{{telefono}}` |
| `Email` | Correo electrónico | `{{email}}` |
| `Direccion`, `Ciudad`, `Region/Estado/Departamento`, `Pais` | Datos de ubicación. El país se usa para completar el código telefónico si falta | — |
| `Etiquetas` | Etiquetas para segmentar campañas | — |
| `Monto deuda` | Saldo pendiente | `{{total_deuda}}`, `{{deuda_representados}}` |
| `Moneda deuda` | Moneda de la deuda (`USD`, `COP`, `VES`, etc.). Si se deja vacía se usa la moneda de tu organización | Formato de `{{total_deuda}}` |
| `Id Contrato` | Identificador del contrato o factura | `{{id_contrato}}` |
| `Fecha de expiración` | Fecha de vencimiento de la deuda | `{{dias_de_mora}}` (se calcula desde esta fecha) |
| `Representados` | Nombres completos de los estudiantes (solo colegios) | `{{representados}}`, `{{deuda_representados}}` |

Reglas generales:

1. Cada fila necesita al menos un **nombre** y un **teléfono o correo** válido; de lo contrario se descarta.
2. Para cargar varios valores en una celda (varios teléfonos, etiquetas o representados) sepáralos con `|`. Ejemplo: `cliente|moroso`.
3. Un contacto puede tener hasta 5 teléfonos.
4. Si importas un monto de deuda para un contacto que ya tenía deudas, **la nueva carga reemplaza las deudas anteriores** de ese contacto. Así puedes actualizar los saldos cada mes subiendo el archivo actualizado.

### Cómo cargar representantes y representados (colegios)

Cada fila corresponde al **representante**, que es quien recibe el mensaje. En la columna `Representados` escribe el nombre completo de cada estudiante separado por `|`. Si quieres indicar la deuda de cada estudiante, escribe los montos en `Monto deuda` en el **mismo orden** y también separados por `|`.

| Nombre | Apellido | Telefonos | Monto deuda | Moneda deuda | Representados |
|---|---|---|---|---|---|
| María | Rodríguez | 584141234567 | 350\|200 | USD | Ana Rodríguez\|Pedro Rodríguez |

Con esa fila, María recibirá:

- `{{representados}}` → `Ana Rodríguez, Pedro Rodríguez`
- `{{deuda_representados}}` → `Ana Rodríguez: $350,00, Pedro Rodríguez: $200,00`
- `{{total_deuda}}` → `$550,00`

Si un estudiante no existe, Qubitsuite lo crea automáticamente y lo vincula al representante. Si un representante aparece en varias filas (mismo teléfono o correo), se unifican en un solo contacto con todos sus representados. La lista de representados de cada contacto se reemplaza por la que indique el archivo.

### ¿Y las columnas adicionales?

Cualquier columna que no esté en la tabla anterior se guarda en el contacto como **Atributo personalizado** y la puedes consultar en su ficha. Hoy esos atributos **no se usan como variables** en las plantillas de difusión: una columna llamada, por ejemplo, `curso` no reemplaza automáticamente a `{{curso}}`. Para personalizar mensajes por contacto, usa las columnas reconocidas y sus variables automáticas.

## Subir un archivo directamente al crear una campaña

Si prefieres cargar los destinatarios en el mismo momento del envío, también puedes hacerlo:

1. Ve a **Campañas** y haz clic en **Nueva campaña**.
2. Elige la plantilla y haz clic en **Siguiente**.
3. En **¿A quién le enviamos la campaña?** elige **Subir nuevo CSV**.
4. Arrastra tu archivo o haz clic para elegirlo. Usa **la misma plantilla y las mismas columnas** que en la importación desde Contactos.
5. Indica qué hacer con los contactos que ya tienes: **Fusionar automáticamente** o **Crear como nuevos**.
6. Haz clic en **Siguiente**, revisa la sección **Variables** y envía.

Ten en cuenta que **los datos del archivo también se guardan en tus contactos**: las deudas y los representados que cargues quedan registrados igual que en una importación normal, y son los que usan las variables automáticas de esa campaña.

### ¿Cuál opción conviene?

| Situación | Recomendación |
|---|---|
| Cobranza recurrente (mensual) a la misma base | Importa en **Contactos** con los saldos actualizados y luego crea la campaña con **Enviar a contactos existentes**, filtrando por **Total deuda desde** o **Días de mora desde** |
| Envío puntual a una lista nueva | **Subir nuevo CSV** en la creación de la campaña |
| Enviar solo a un grupo (por ejemplo, un grado o una sede) | Carga una **etiqueta** en el archivo y filtra por ella al seleccionar contactos |

## Lista de verificación antes de enviar

1. Los teléfonos incluyen código de país o la columna `Pais` está completa.
2. Los montos no llevan símbolos de moneda ni separadores de miles (escribe `1500.50`, no `$1.500,50`); la moneda va en `Moneda deuda`.
3. En colegios, la cantidad de montos coincide con la cantidad de representados en cada fila.
4. Revisaste la vista previa de la plantilla en la sección **Variables** antes de confirmar.
5. Hiciste una prueba enviando la campaña a tu propio número.

Si tienes dudas con tu archivo, escríbenos por WhatsApp y te ayudamos a revisarlo antes del envío.