El módulo de Agendamiento de Qubitsuite te permite que tus clientes reserven citas, turnos o reuniones directamente por WhatsApp o desde un link público, sin que tu equipo tenga que coordinar manualmente. Funciona para cualquier negocio que opere con citas: peluquerías, clínicas, consultorías, estudios profesionales, demos comerciales, sesiones de coaching, talleres y más.
Este artículo es la guía completa para configurarlo desde cero y entender cómo funciona cada pieza.
Qué problema resuelve el módulo
La coordinación de citas por WhatsApp es uno de los procesos que más tiempo consume en negocios de servicios. El cliente pregunta horarios, tú revisas tu calendario, le respondes opciones, el cliente elige, tú confirmas, anotas y le mandas un recordatorio el día anterior. Multiplica eso por 20 clientes a la semana y ya tienes un trabajo administrativo a tiempo completo.
El módulo de agendamiento automatiza todo ese flujo. Tú defines una vez tus servicios, horarios y reglas, y a partir de ahí tus clientes pueden reservar por sí mismos desde un link público que compartes, o reservar conversando con tu agente de IA por WhatsApp sin salir de la conversación. Las citas confirmadas se sincronizan automáticamente con tu Google Calendar y el cliente recibe recordatorios antes de su cita.
Los 3 conceptos clave que debes entender primero
Antes de configurar, conviene tener claros los tres elementos del módulo. Verás esos tres tabs en la pantalla principal de Agendamiento:
- Tipos de evento son las plantillas reservables. Un tipo de evento define qué se está agendando (corte de pelo, consulta médica, demo comercial), cuánto dura, qué horarios tiene disponibles, qué datos pides al cliente y otras reglas. Es la pieza más importante.
- Anfitriones son las personas de tu equipo que pueden atender citas. Cada anfitrión tiene su propia disponibilidad horaria por día y puede conectar su Google Calendar personal para que sus citas se reflejen ahí.
- Calendario es la vista consolidada de todo lo agendado. Te permite ver de un vistazo las citas próximas, las que ya pasaron y los bloques ocupados.
Estos tres se relacionan así: un tipo de evento se atiende por uno o varios anfitriones, y cada cita reservada aparece en el calendario.
Configurar tu primer tipo de evento
Para crear un tipo de evento, ve al tab Eventos y haz clic en Agendar evento arriba a la derecha. Se abrirá un formulario con 5 secciones que vamos a recorrer una por una.
Sección 1: Opciones principales
Aquí defines lo más básico del tipo de cita. Empezando por el nombre, que es el que verá tu cliente al elegir qué reservar — sé específico, “Corte de pelo de mujer” funciona mejor que “Servicio”. La descripción es una nota breve de qué se incluye en la cita; el cliente la lee antes de reservar, así que aprovecha para resolver dudas comunes: “Incluye lavado, corte y secado. Duración aproximada 45 minutos.”
La duración se especifica en horas o minutos. Considera el tiempo real, incluyendo márgenes para no apresurarte.
En ubicación tienes 6 opciones: En persona, Teléfono, Zoom, Meet, Teams y Otro. Cada opción tiene su lógica:
- En persona para citas presenciales — indica la dirección en “detalles de ubicación”.
- Teléfono cuando el anfitrión llama al cliente.
- Meet es la opción recomendada para reuniones virtuales si tu equipo trabaja con Google Workspace: el sistema genera un link único de Google Meet automáticamente para cada cita y se lo envía al cliente en la confirmación (siempre que el anfitrión tenga conectado su Google Calendar).
- Zoom, Teams y Otro funcionan pegando tu link personal en “detalles de ubicación”.
Luego configuras los límites operativos:
- El máximo de agendamientos por día evita que te satures (si pones 8, después del octavo cliente del día el sistema deja de mostrar horarios disponibles aunque el anfitrión tenga tiempo libre).
- Los minutos de descanso entre agendamientos dejan tiempo libre obligatorio entre una cita y la siguiente para que respires, te prepares o registres notas (10-15 minutos suele funcionar bien).
- El mínimo de horas de anticipación evita citas sorpresivas (si pones 2 horas, un cliente no podrá reservar para “dentro de una hora”).
- El máximo de días en el futuro limita qué tan lejos puede reservar un cliente, útil para no comprometer agenda muy lejana cuando todavía no sabes cómo estará tu disponibilidad.
Requiere confirmación es un interruptor que deja las citas reservadas en estado “pendiente” hasta que el anfitrión las acepte manualmente. Útil para servicios donde quieres revisar primero quién está agendando (consultorías de alto valor, casos médicos sensibles). La mayoría de los negocios lo deja apagado.
Finalmente, las instrucciones especiales son un texto que se le muestra al cliente al momento de agendar y se le envía en la confirmación. Aquí van indicaciones como “Llega 5 minutos antes”, “Trae tu cédula” o “Te enviaremos el link de la reunión por correo”.
Sección 2: Horarios
Aquí defines en qué días y franjas horarias se pueden agendar citas de este tipo. Para cada día de la semana puedes activarlo o desactivarlo, definir una o varias franjas horarias (por ejemplo, lunes de 09:00 a 13:00 y de 15:00 a 19:00 con pausa de almuerzo en medio) y agregar más franjas con el botón Agregar horario si tienes horarios partidos.
Importante. Estos son los horarios del tipo de evento, no del anfitrión. Más adelante (sección 4) verás que cada anfitrión también tiene su propia disponibilidad. El sistema cruza ambas: solo aparecen horarios disponibles donde coincide la disponibilidad del tipo de evento con la del anfitrión.
Sección 3: Datos requeridos
Aquí decides qué información le pides al cliente al momento de agendar. Cada campo tiene un interruptor que puedes activar según necesites: nombre completo, teléfono, email, documento de identidad, dirección, imágenes y nombre de empresa.
Como regla general, no actives todo “por si acaso”. Cada campo que pidas baja la tasa de finalización del agendamiento. Pide solo lo que realmente vayas a usar. Si dudas, empieza con menos campos y agregas más cuando descubras que te faltan.
Sección 4: Anfitriones
Aquí defines qué personas de tu equipo pueden atender este tipo de evento. Verás la lista de todos los miembros de tu organización con un interruptor para cada uno: si solo tú atiendes este tipo de cita, déjate solo a ti; si tu equipo tiene varios profesionales que pueden hacerlo, actívalos a todos.
El interruptor Permitir que el cliente elija el anfitrión controla cómo será la experiencia al reservar: cuando está activado, el cliente ve la lista de anfitriones disponibles y elige con quién quiere su cita. Esta es la configuración recomendada cuando tienes varios anfitriones, porque le da al cliente control sobre su preferencia y genera la mejor experiencia de reserva.
Sección 5: Sedes
Si tu negocio opera en varias ubicaciones físicas (por ejemplo, una cadena de peluquerías con varios locales), aquí puedes asociar este tipo de evento a una o varias sedes. Las sedes se crean previamente en la sección Mi Organización y se asocian aquí por nombre. Si tu negocio opera en una sola ubicación, esta sección la puedes dejar vacía.
Al guardar, el tipo de evento queda creado y disponible. Ahora pasamos a configurar los anfitriones.
Configurar la disponibilidad de los anfitriones
En el tab Anfitriones ves la lista de las personas de tu equipo. Al hacer clic en un anfitrión puedes configurar su disponibilidad personal.
El interruptor Habilitar agendamiento funciona como switch general: si está apagado, este anfitrión no aparece como opción para reservar, sin importar lo que configures abajo.
La conexión con Google Calendar es bidireccional: las citas que se reservan en Qubit se crean automáticamente en el Google Calendar del anfitrión, y se actualizan o cancelan en Google cuando cambian en Qubit. Es muy recomendable conectarlo desde el primer día porque hace la operación mucho más fluida.
Una cosa importante. La disponibilidad por día que configuras en Qubit es la fuente de verdad para los horarios públicos. Es decir, los horarios que aparecen reservables en tu link público son los que tú defines aquí, no los que tengas libres en Google Calendar. Por eso, si quieres bloquear ciertas horas (vacaciones, almuerzo, asuntos personales), hazlo desactivando esos horarios en esta misma sección, no solo agregando un evento en Google.
La configuración de horarios funciona igual que en la sección 2 del tipo de evento: defines en qué días y horas el anfitrión está disponible, por ejemplo lunes a viernes de 10:30 a 14:00, más martes y jueves de 16:00 a 19:00.
Cómo se combinan los horarios del tipo de evento y los del anfitrión: el sistema usa la intersección. Solo aparecen disponibles los horarios donde ambas configuraciones coinciden. Si el tipo de evento “Corte de pelo” está disponible los lunes de 9 a 19h, pero la anfitriona Carla solo atiende los lunes de 10 a 14h, los clientes solo verán como disponibles los lunes de 10 a 14h con Carla.
El link público de agendamiento
Cada organización en Qubitsuite tiene un link público que cualquier persona puede usar para reservar citas, sin necesidad de tener cuenta en Qubit. Lo encuentras en la parte superior del tab Eventos, con el formato https://app.qubitsuite.com/o/[nombre-de-tu-organización] (por ejemplo: https://app.qubitsuite.com/o/qubitsuite).
Al entrar, el cliente ve una página con la información de tu organización (logo, nombre, descripción) y la lista de tipos de evento disponibles para reservar. Al hacer clic en uno, ve un calendario con los horarios disponibles, elige día y hora, selecciona el anfitrión que prefiere, llena los datos que configuraste en “Datos requeridos” y recibe confirmación inmediata (o pendiente, si activaste “Requiere confirmación”).
Puedes compartir el link de muchas formas: en la bio de Instagram o redes sociales, en tu firma de correo, por WhatsApp a clientes recurrentes para que reserven cuando quieran, o como enlace en tu sitio web. Si tienes un agente de IA configurado, además no necesitas compartir el link manualmente: el agente puede llevar a tus clientes por el agendamiento directamente desde WhatsApp, sin salir de la conversación.
Cómo se conecta con el agente de IA
El módulo de agendamiento se integra directamente con tu agente de IA, lo que significa que tu cliente puede agendar sin abrir ningún link. Para activar esta integración debes crear una instrucción de tipo “Agendamiento de evento” en la sección de Instrucciones generales del agente.
El proceso es simple: vas a Instrucciones generales, haces clic en + Nueva y seleccionas el tipo Agendamiento de evento. Defines la condición que activa la instrucción (por ejemplo “Cuando el cliente quiera agendar una cita, reservar un turno o pedir hora”), seleccionas el tipo de evento que se va a agendar y guardas.
Cuando un cliente escribe algo que coincide con la condición, el agente entra en “modo agendamiento” y conduce toda la conversación: le ofrece sedes y anfitriones disponibles, le muestra días y franjas horarias libres, recopila los datos de contacto requeridos y confirma la reserva en el sistema. Todo dentro de la misma conversación de WhatsApp.
Si tu negocio ofrece varios tipos de cita (por ejemplo “Corte” y “Color” en una peluquería), crea una instrucción de Agendamiento por cada tipo de evento, cada una con su condición específica. Eso permite que el agente reconozca qué quiere reservar el cliente y le ofrezca lo correcto.
Si quieres profundizar en cómo funcionan las instrucciones del agente, lee Las instrucciones del agente: los 7 tipos que necesitas conocer.
La vista de Calendario
El tercer tab del módulo te muestra de forma visual todas las citas agendadas. Tienes tres vistas: Mes para una panorámica de la carga del mes completo, Semana para revisar los próximos días con detalle, y Día para ver hora por hora la jornada actual.
En cada vista verás las citas reservadas por tus clientes, los eventos sincronizados desde Google Calendar y posibles solapamientos. Esta vista es de solo visualización: para modificar una cita debes abrirla desde el calendario y trabajar desde el detalle del evento.
Recomendaciones prácticas para empezar bien
- Empieza con un solo tipo de evento. No crees 10 tipos el primer día. Crea el más usado, déjalo funcionando una semana, observa cómo lo usan tus clientes y luego agrega más con criterio.
- Sé generoso con el buffer. El error más común al empezar es no dejar tiempo entre citas. Si tu servicio dura 30 minutos, configura buffer de 10-15 min. Las citas reales siempre se alargan un poco.
- Conecta Google Calendar desde el primer día. Hace mucha más fluida la operación, especialmente si usas el tipo de ubicación “Meet” (los links se generan automáticamente).
- Comparte el link en tus canales antes de “lanzarlo” formalmente. Mándaselo a tus clientes recurrentes con un mensaje del estilo “Ahora puedes reservar conmigo directamente desde este link”. Es la mejor forma de validar que funciona y de adoptarlo gradualmente.
- Crea instrucciones de Agendamiento en tu agente de IA cuanto antes. La mayoría de tus clientes te van a escribir por WhatsApp antes que entrar al link público. Tener al agente preparado para guiarlos a la reserva acelera mucho el proceso.
Si tienes dudas sobre la configuración o quieres explorar casos más específicos, escríbenos.
